Der Begriff Family Office ist zunächst einmal kein geschützter Begriff und wird heute von Unternehmen verwendet die sich zum Teil stark in deren Geschäftsmodell und Struktur unterscheiden. Genau deshalb erklären wir in diesem Ratgeberbeitrag ein mögliches Geschäftsmodell und Struktur. Klar ist, Family Offices sind kein neues Phänomen und haben ihren Ursprung in der Notwendigkeit des Managements großer Familienvermögen, welche der Industriellen Revolution entsprangen, wie die der Familien Morgan, DuPont, Vanderbilt oder Guggenheim. So managte das „House of Morgan“ bereits in den 1830er Jahren das Familienvermögen der Familie Morgan. Als erstes voll funktionsfähige Family Office und damit erstes richtiges Single-Family Office gilt jenes durch die Familie Rockefeller in den 1880er Jahren gegründete, deren Vermögen im Erdölgeschäft bzw. der Standard Oil Company begründet lag. Heute bezeichnen sich zum Teil allerhand Unternehmen oder Gruppierungen als Family Office, die weder Vermögen großer Familienverbände verwalten noch über Strukturen für solche Dienstleistungen verfügen und nicht unabhängig sind. Wir als Breidenbach von Schlieffen verstehen Family Office im ursprünglichen Sinn, betreuen also Unternehmerfamilien sowie vermögende Privatpersonen, verfügen hierfür über das nötige Know-How, bieten die dafür notwendige Infrastruktur und um absolute Unabhängigkeit zu wahren, offerieren wir keine eigenen Produkte.
Das moderne Family Office
Wie oben gezeigt haben Family Offices ihren Ursprung in der Verwaltung sowie dem Management großer Industriellenvermögen und waren damit nach heutiger Definition Single-Family Offices. Heute existieren neben dieser Form weitere Arten an Family Offices. Zum einen Multi-Family Offices (Verwaltung des Vermögens mehrerer Familien) und Embedded-Family Offices (Verwaltung des Vermögens aus dem Familienunternehmen heraus, häufig durch den CFO). Natürlich unterscheiden sich diese drei Arten in ihren Dienstleistungen, der Kern ist allerdings der gleiche. Breidenbach von Schliffen ist ein Multi-Family Office, betreut demnach das Vermögen mehrerer Unternehmerfamilien sowie vermögenden Privatpersonen.
Der Aufbau eines Multi-Family Offices am Beispiel Breidenbach von Schlieffen & Co.
Dieses Schaubild dient der bildlichen Veranschaulichung einer möglichen Struktur eines (Multi-)Family Offices und bildet die Struktur sowie Funktionen von Breidenbach von Schlieffen & Co. ab. Als Multi-Family Office ist Breidenbach von Schlieffen & Co. darauf angewiesen unterschiedliche Familienvermögen und damit auch unterschiedliche Komplexitätsgrade in einem Modell abzubilden und standardisierte Prozesse zu nutzen, um im Fundament die gleiche Dienstleistung zu bieten, aber an den nötigen Stellen höchst individuell vorgehen zu können. Damit wird die reibungslose Abwicklung des Vermögensmanagements aufgrund etablierter sowie standardisierte Prozesse im Fundament und individuelle Beratung bei komplexen Vermögen und Fragestellungen sichergestellt.
- Das Fundament bildet die Vermögensverbuchung, das Vermögensreporting und das Vermögenscontrolling
- Kern eines jeden Family Office ist neben der zuerst genannten Vermögensbuchhaltung natürlich die Kapitalmarktexpertise und damit die Manager-Auswahl
- Letztlich entscheidet die Komplexität des Vermögens über Beratungsintensität, technische Details sowie Kosten und wir unterscheiden grundsätzlich in drei Kategorien, zum einen Mandate im Digitalen Family Office, Family Office – Light und Family Office.
Strukturen von Family Office variieren je nach Art an Family Office aber auch je nach Anbieter, also Family Office an sich. Grundsätzlich sollten diese jedoch alle das Management großer Familienvermögen und damit die Vermögensbuchhaltung sowie die Auswahl der Asset Allokation gemein haben.
Zwischenfazit
„Da wir nun durch das Schaubild einen groben Überblick über die Funktionen und Struktur eines Family-Offices haben, gehen wir nun genauer auf einzelne Aspekte, wie Vermögenskomplexität, Manager-Auswahl und die Vermögensbuchhaltung ein.“
Dr. Marc Breidenbach
FO-Dienstleistungen nach Vermögenskomplexität
Warum es Sinn ergibt Dienstleistungen je nach Vermögenskomplexität und Vermögenshöhe individuell anzupassen:
Digitales Family Office
Das Digitale Family Offices bietet selbst Vermögen zwischen EUR 100.000 und 5.000.000 die Möglichkeit an der Infrastruktur eines Multi-Family Office und damit einer Institution, die normalerweise erst liquiden Vermögen ab EUR 5.000.000 aufwärts offen steht, in standardisierter Form zu profitieren. Das Digitale Family Office bietet ein völlig unkompliziertes, digitales Onboarding und als Depotbank dient die DAB, welche mit unserer Wealth Management Software QPLIX kompatibel ist. Mithilfe der Wealth Management Software QPLIX erfolgt die Verbuchung des Vermögens, das Reporting und Controlling. Dies kann für den Mandanten des Digitalen Family Offices bequem im Login der Website von Breidenbach von Schlieffen eingesehen werden. Investiert wird hier in eine der vier Multi-Manager-Strategien (Defensiv, Ausgewogen, Dividende und Zins, Risiko), die je nach Risikotragfähigkeit und -toleranz ausgewählt werden kann. Das Vermögen der Digitalen Family Office Kunden wird folglich gebündelt und im Auftrag der Kunden in die ausgewählten Strategien investiert. Letztlich investiert die Multi-Manager-Strategie in unterschiedliche Manager, also Fonds und Breidenbach von Schlieffen übernimmt die Aufgabe der Prüfung dieser sowie die Auswahl der besten.
Family Office – Light
Das Family Office – Light ist, wie der Name bereits vermuten lässt, ein Hybrid aus Family Office und Digitalem Family Office. Darunter fallen Vermögen zwischen EUR 5.000.000 und 50.000.000. Desto höher und damit oft auch komplexer das Vermögen ist, desto individueller muss meist darauf eingegangen werden. Vermögen dieser Kategorie werden bei Breidenbach von Schlieffen durch die Multi-Manager-Strategie also in einer der vier Vermögensverwaltungen betreut. Es besteht hier allerdings die Möglichkeit bei Bedarf Spezialmandate auszuschreiben und damit höchst individuell auf die Bedürfnisse dieses Vermögens einzugehen, womit eben separat auf die strategische Allokation des Mandanten eingegangen werden kann. Ein Schifffahrtsunternehmer kann demnach bestimmen, Wertpapiere dieses Sektors aus der Allokation zu streichen, um Klumpenrisiken zu vermeiden, da er ja bereits durch seine Unternehmung darin investiert ist. Die Auswahl der Spezialmandate geschieht ähnlich, wie die der Multi-Manager-Strategie. Als Fundament für die Vermögensbuchhaltung wird weiterhin die Infrastruktur durch QPLIX verwendet und als Depotbank die DAB, in manchen Fällen aber auch auf die V-Bank zurückgegriffen, die für Vermögensverwalter eine höhere Flexibilität bietet.
Family Office
Das Kundensegment Family Office bezieht sich auf die Betreuung von großen Familienvermögen jenseits der EUR 50.000.000 und spiegelt auch den Kern und Ursprung von Breidenbach von Schlieffen wider. Diese Mandate können als klassisches Multi-Family Office bezeichnet werden und unterscheiden sich demnach auch in der Struktur vom Digitalen Family Office und dem Family Office – Light. Die Manager Auswahl beinhaltet hier die Ausschreibung und Auswahl von Spezialmandaten. Ein Spezialmandat ist ein Mandat bei einem Fondshaus bzw. Asset Manager, auf das der Fondsmanager individuell eingeht. Eine Familie, die im Automobilsektor tätig ist kann also angeben auf diese Branche in ihrem Mandat zu verzichten. Ein Spezialmandat ist allerdings kein eigener Fonds. Ein Spezialfonds stellt nämlich die Königsdisziplin der Vermögensverwaltung dar und ein Kunde hätte dann auch nur eine ISIN im Depot. Als Depotbank im Family Office dient uns hier ausschließlich die V-Bank. Neben der Auswahl des geeigneten Managers für das Spezialmandat bzw. Spezialfonds kommen hier auch weitere Beratungstätigkeiten hinsichtlich Vermögensprojektmanagement, Nachfolgeplanung und Stiftungen hinzu. Alles Dienstleistung, die für große Familienverbände und die Wahrung dieser unerlässlich sind.
Kern eines (Multi-)Family Office – Die Managerselektion
Die Managerselektion oder auch „Fund-Manager Due-Diligence“ ist und bleibt Kern eines jeden unabhängigen Family Offices. Der Aspekt Unabhängig ist hier ausschlaggebend, da ein unabhängiges Family Office keine eigenen Produkte und Fonds offerieren, sondern die besten Fonds-Manager bzw. Anlagestrategien auswählen sollte, diese in einer aufwändigen Due-Diligence-Prüfung auf ihre Schwachstellen testen und letztlich davon in die überzeugendsten Manager investieren sollte. Die richtige Vorgehensweise bei der Manager Auswahl wird in diesem Ratgeberbeitrag ausführlich erklärt. Für Family Office – Light und Digitale Family Office Kunden geschieht dies in einer Vermögensverwaltung über die vier Strategien Defensiv, Ausgewogen, Dividende und Zins sowie Risiko. Für große Mandate wird ein Spezialmandat ausgeschrieben, die Auswahl des geeigneten Vermögensverwalters bzw. Fondsmanagers für dieses Mandat geschieht aber nach den gleichen Prinzipien wie bei der Multi-Manager Strategie. Bei sehr großen Mandaten können auch Spezialfonds aufgelegt werden, womit der Kunde seinen eigenen Fonds gründet.
Fundament eines (Multi-)Family Office – Die Vermögensbuchhaltung
Das Fundament jedes Family Office ist die Verbuchung, das Reporting und Controlling des Vermögens, welches mit Hilfe der Wealth Management Software QPLIX abgebildet wird:
Verbuchung
Jede Transaktion, die getätigt wird, muss in der Finanzbuchhaltung erfasst werden.
Jede Transaktion, die getätigt wird, muss in der Finanzbuchhaltung erfasst werden. Die Verbuchung von Transaktionen bildet also den Beginn der Vermögensbuchhaltung und damit des Fundaments eines Family Offices. Transaktionen und damit Verbuchung entstehen bei unterschiedlichsten Aktionen, wie Einzahlungen, Auszahlungen oder Umschichtungen. Alle diese Aktivitäten werden durch das Zusammenspiel von QPLIX, DAB und Digitalem Family Office für den Mandanten von Breidenbach von Schlieffen & Co. aufbereitet und damit im persönlichen Kunden-Login jederzeit und überall online sichtbar.
Reporting
Aus der Verbuchung ergibt sich dann schließlich das Vermögensreporting.
Aus der Verbuchung ergibt sich dann schließlich das Vermögensreporting. Das Reporting umfasst eine zeitnahe Berichterstattung über alle Vermögenswerte des Mandanten, also zum einen über die Entwicklung des Vermögens durch Ein- und Auszahlungen aber vor allem über die Performance der Vermögensgegenstände. Mit Performance ist die Rendite des gesamten Portfolios und einzelner Bestandteile dieses gemeint. Der Kunde sieht demnach wie sich entweder die ausgewählte Multi-Manager-Strategie oder Spezialmandate über einen gewissen Zeitraum entwickelt haben. Dies wird durch die Zusammenarbeit von QPLIX, DAB und dem digitalen Login von Breidenbach von Schlieffen alles online, zum Download, je Kunde, zur Verfügung gestellt. Bei reinen Family Office Mandaten kann das Reporting sehr komplex und aufwendig werden, da hier zum Teil nicht nur die liquiden Vermögenswerte, also solche die in einem Depotkonto geführt werden, berichtet werden, sondern auch illiquide, wie Immobilien, Kunst oder private Beteiligungen.
Controlling
Das Vermögenscontrolling bezieht sich auf die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Vermögensgegenstände eines Mandanten.
Das Vermögenscontrolling bezieht sich auf die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Vermögensgegenstände eines Mandanten. Das Controlling ist daher wesensmäßig für Family Offices, um große Privatvermögen zu steuern und überwachen. Es umfasst Wertgegenstände, Kapitaleinkünfte, Rendite- und Risikokennzahlen und Kosten sowie steuerliche Parameter. Damit schließt es den Kreis der Vermögensbuchhaltung, da Verbuchung und Reporting dem Controlling vorangehen, aber substanziell für die Planung, Steuerung und Kontrolle des Vermögens sind. Das Reporting gibt also Auskunft über den Status Quo, ohne diesen man kein Controlling betreiben kann, da man nur das managen kann was auch gemessen werden kann.
Fazit
„Durch die Standardisierung von Prozessen und klaren Strukturen in Multi-Family Offices durch moderne Wealth Management Software, wie QPLIX, gelingt es, selbst EUR 100.000 in einem Family Office investierbar zu machen, von der Kompetenz dieses zu profitieren und damit die Vermögensverwaltung ein Stück weit zu demokratisieren.“
Dr. Marc Breidenbach
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