Die Familienverfassung als Vehikel der Family Governance

Die Präambel einer Familienverfassung stellt die grundlegenden Prinzipien des Dokuments vor. Sie beginnt mit einem Vorwort, das die Bedeutung der Verfassung für die Familie und das Unternehmen erklärt, und definiert den Geltungsbereich der Verfassung. Weiter beinhaltet die Präambel eine Konsensformel sowie Familienmotto die Werte der Familie widerspiegelt. Zudem erfolgt eine Selbstverpflichtung der Familienmitglieder zur Einhaltung der Familienverfassung, und eine Erklärung zur rechtlichen Unverbindlichkeit, die besagt, dass das Dokument keine juristisch einklagbares Dokument, sondern eine moralische Verplichtung ist.

Unter dem Stichpunkt Werte wird zunächst das Selbstverständnis der Unternehmerfamilie definiert, weiter ist es wichtig, sowohl tragende und prägende Werte der Familie, als auch des Unternehmens zu definieren. Hier wird wieder der verbindende Charakter hinsichtlich Familie und Firma deutlich. Deshalb ist ein weiterer wichtiger Punkt das Ausmaß der Prägung des Unternehmens durch die Familie, welcher auch unter dem Punkt Werte eruiert wird.

Nicht nur Unternehmen, sondern auch Familien geben sich Mission Statements. Unter Mission versteht man die grundlegende Bestimmung und der Zweck eines Unternehmens oder einer Organisation, der den Rahmen für alle Aktivitäten und Entscheidungen vorgibt. Im Kontext einer Unternehmerfamilie geht es bei der Mission nicht nur um den unternehmerischen Erfolg, sondern auch um den langfristigen Nutzen, den die Familie sowohl für sich selbst als auch für die Gesellschaft stiften möchte. Die Mission einer Unternehmerfamilie beinhaltet die Frage: Welchen Nutzen stiften wir als Unternehmerfamilie? Eine klare Mission orientiert sich an den familiären Werten und Visionen und gibt der Familie eine gemeinsame Richtung, sowohl im geschäftlichen Handeln als auch im sozialen Engagement. Indem sie ihren Nutzen in einem breiteren gesellschaftlichen Kontext sieht, stärkt die Unternehmerfamilie nicht nur das Unternehmen, sondern trägt auch zur positiven Entwicklung ihrer Gemeinschaft bei.

Die Vision einer Organisation beschreibt das langfristige Ziel oder den Idealzustand in der Zukunft und unterscheidet sich von der Mission. Während die Mission den Weg und die Werte für das heutige Handeln vorgibt, fokussiert sich die Vision auf das, was erreicht werden soll. Eine Vision der Unternehmerfamilie ist somit der „Traum der Unternehmerfamilie“, also den Idealzustand den die Unternehmerfamilie erreichen möchte. Dies könnte der nachhaltige Erfolg des Unternehmens oder auch ein Beitrag zu gesellschaftlichen, sozialen und Umweltaspekten sein. Eine Vision dient als Inspiration und Orientierung.

Eine Unternehmerfamilie sollte klare Ziele definieren. Diese Ziele können vor allem in die Bereiche Familie und Unternehmen unterteilt werden. Es sind also sowohl Ziele bezüglich des sozialen und unternehmerischen Erfolgs zu setzten, aber auch hinsichtlich des Familienvermögens und damit sollte vor allem die Erwartungen bezüglich Wachstum, Rendite und Ausschüttungen gennant werden. Es ist wichtig, dass alle Familienmitglieder die gleichen Ziele verfolgen oder zumindest sich dieser bewusst sind. Es kann demnach ausgehandelt werden wie mit dem Familienvermögen verfahren wird auch im Hinblick auf Philanthropie.

Weiter ist auch ein wichtiger Teil der Familienverfassung die Rollen, welche unterschiedliche Akteure spielen im Zusammenhang mit dem Familienunternehmen. Hier ist es zunächst essenziell zu definieren, wer überhaupt zur Unternehmerfamilie gehört. Weiter sollte dann auch eine Exit-Lösung definiert werden, also wie man sich als Familienmitglied von Unternehmensanteilen trennen kann. Zusätzlich sollte geregelt werden welche Rolle die Gesellschafter im Unternehmen spielen können, also die Mitarbeit von Familienmitgliedern im Unternehmen, Einrichtung und Besetzung von Aufsichtsorganen, Zusammensetzung der/s Geschäftsleitung/Vorstands sowie die Definition von Personen, die in Bezug auf Familie und Unternehmen bestimmte Aufgaben übernehmen. Eine klare Rollenverteilung ist somit unerlässlich für eine erfolgreiche Family-Governance-Struktur.

Die Familienverfassung umfasst auch Regelungen zur Einrichtung wichtiger Gremien wie dem Familienrat, dem Familienausschuss, der Familienversammlung, dem Family Office/Familienbüro und der Position der Familienmanager. Diese Strukturen sollen die Zusammenarbeit innerhalb der Familie fördern und eine effektive Organisation ermöglichen. Sie tragen dazu bei, zentrale Themen und Herausforderungen der Familie und des Unternehmens strukturiert anzugehen. Die genaue Ausgestaltung dieser Gremien richtet sich dabei nach den spezifischen Bedürfnissen und Zielen der jeweiligen Unternehmerfamilie.

Die Familienverfassung regelt auch den Einsatz wichtiger Instrumente wie Konfliktmanagement/Kommunikationsraster, Familientage (Family Activity), Gesellschafterkompetenz (Family Education) und gemeinnütziges, philanthropisches Engagement (Family Philanthropy). Diese Instrumente unterstützen die Familie dabei, eine harmonische Zusammenarbeit zu fördern, das Wissen und die Fähigkeiten der Gesellschafter zu stärken und soziale Verantwortung wahrzunehmen. Sie dienen damit als Werkzeuge der Family Governance.

Vermögensrelevante Reglungen sind ein weiter wichtiger Punkt den eine Familienverfassung beinhaltet. Hier wird beispielsweise die Entnahmepolitik, der Ausschüttungsmodus und die Gewinnverwendung niedergeschrieben. Verschiedene Familienmitglieder haben unterschiedliche Bedürfnisse, welche vom persönlichen Lebensstil, sonstigen Einkünften und der Lebensphase sowie dem Anteil am Familienunternehmen abhängen und um die Versorgung dieser zu sichern und eindeutig zu regeln ist es wichtig dies in einer Familienverfassung festzuhalten. So werden Aspekte, wie Sicherung und Gestaltung der Altersvorsorge von Familienmitgliedern, Reaktion auf etwaige finanzielle Schwierigkeiten des Unternehmens und auch der Umgang mit dem Ausscheiden von Gesellschaftern. Die genannten Aspekte bieten schnell Potential für Konflikte und sollten folglich für eine nachhaltig erfolgreiche Family Governance in der Familienverfassung thematisiert werden.

Oft wird eine Familienverfassung auch als Vertrag ohne Schwert bezeichnet, da es sich in der Regel nicht um einen einklagbaren juristischen Vertrag handelt, sondern um eine moralische Verpflichtung der Mitglieder einer Unternehmerfamilie. Dennoch ist es wichtig Verfahrensregeln für Missachtung oder Verstöße gegen die Familienverfassung für alle transparent sichtbar in dieser zu verankern. Weiter müssen auch allerhand andre Aspekte, geregelt werden. So werden beispielsweise Regeln zum Konfliktmanagement, Regeln für Ehe-, Erb- und Schenkungsverträge, Regeln für die Gesellschafterwechsel und auch Bestimmungen für etwaige Änderungen/Anpassung der Familienverfassung niedergeschrieben.

Der letzte Teil einer Familienverfassung ist das Definieren von Schlussbemerkungen und last but not least die Unterschriftenzeile. Dieser kommt enorme Bedeutung zu, da es alle Familienmitglieder, durch die jeweils eigene Willensbekundung zu dieser Familienverfassung und damit auch zur Familientradition und Werten, vereint. Durch das Unterzeichen zeigt sich ein jeder damit einverstanden und niemand zurückgelassen.

Wie jedes offizielle Dokument oder wissenschaftliche Arbeit hat auch die Familienverfassung einen Anhang, der unterschiedliche Aspekte wie Abbildungen, Referenzen, Protokolle, Motive und auch den Familienstammbaum beinhalten kann.